Conditions générales de vente

Les sites livrés sont hébergés sur une infrastructure cloud dont les serveurs web sont situés en Europe (région Francfort, Allemagne). Les données sensibles (patients, réservations) traitées par les systèmes livrés avec le Pack Réservation sont stockées exclusivement en Suisse (région Zurich).

Première année (incluse dans le prix du pack) : l'hébergement, les mises à jour de sécurité automatiques, les corrections mineures (jusqu'à 30 minutes par mois) et l'assistance par email sous 48 heures sont entièrement inclus dans le prix forfaitaire du Pack Vitrine ou du Pack Réservation. Aucune facture mensuelle n'est émise pendant les 12 premiers mois suivant la mise en ligne du site. Les heures non utilisées un mois donné ne sont pas reportées au mois suivant.

À partir de la deuxième année, le Client choisit librement parmi trois options :

• Hébergement seul : 290 CHF HT par an, facturé annuellement par avance. Cette option n'inclut aucune correction, aucune sauvegarde garantie, ni assistance, ni rappels par SMS aux patients (les rappels par email sont conservés)
• Forfait Maintenance Essentiel : 119 CHF HT/mois, incluant l'hébergement, les mises à jour de sécurité, les sauvegardes automatiques des données patients, les rappels par SMS aux patients (Pack Réservation), jusqu'à 1 heure par mois de corrections mineures et une assistance par email sous 48 heures
• Forfait Maintenance Confort : 189 CHF HT/mois, incluant les prestations du forfait Essentiel ainsi que jusqu'à 2 heures par mois de modifications de contenu et une assistance prioritaire sous 24 heures

Préavis et calendrier de décision année 2+ : le Client dispose d'un préavis de 30 jours pour communiquer son choix entre les trois options ci-dessus (Hébergement seul, Maintenance Essentiel, Maintenance Confort) ou son intention de ne souscrire à aucune option. Ce préavis débute à la réception d'un premier email de rappel envoyé environ un mois avant la fin de la première année. La décision du Client est communiquée par email à contact@lemansoin.ch ou par tout autre moyen équivalent (notamment via les liens de décision présents dans l'email de rappel), au format libre, en mentionnant l'option choisie. À défaut de réponse à ce premier email, deux rappels écrits sont successivement envoyés au Client, l'un environ quinze jours avant l'échéance, l'autre environ trois jours avant l'échéance. À défaut de réponse à l'ensemble de ces rappels avant la date d'échéance de la première année, le service prend fin de plein droit à cette date, dans les conditions décrites au paragraphe « Fin de service en l'absence de souscription » ci-dessous. Aucune reconduction tacite d'une quelconque option n'est appliquée par LémanSoin sans choix explicite du Client.

Nom de domaine : le nom de domaine .ch enregistré au nom du Client est inclus dans le prix forfaitaire du pack la première année, ainsi que son renouvellement annuel dans chacune des trois options décrites ci-dessus à partir de la deuxième année. Aucune facture séparée n'est émise pour le domaine. Le Client demeure le propriétaire légal du domaine au registre Whois ; LémanSoin n'agit qu'en qualité d'administrateur technique (configuration DNS, renouvellement, gestion de la zone). En cas de cessation du contrat ou de changement de prestataire, le domaine est transféré gratuitement au Client via un code d'authentification, et la boîte mail professionnelle associée suit le domaine. La prise en charge par LémanSoin se limite à un nom de domaine standard dont le coût d'enregistrement et de renouvellement annuel n'excède pas 20 CHF HT par an. Tout nom de domaine premium, proposé à la revente, aux enchères, ou dont le tarif d'enregistrement ou de renouvellement dépasse ce plafond fait l'objet d'un devis distinct soumis à l'accord préalable du Client, le surcoût restant à sa charge.

Rappels par SMS (Pack Réservation) : les rappels automatiques par SMS envoyés aux patients la veille de leur rendez-vous sont inclus dans le prix forfaitaire du pack la première année, puis dans les forfaits Maintenance Essentiel et Confort à partir de la deuxième année. Ils correspondent à un usage normal, plafonné à 400 SMS par mois et par cabinet (un rappel par rendez-vous, plus une notification par patient inscrit en liste d'attente lorsqu'un créneau se libère). L'option Hébergement seul ne comprend pas les rappels par SMS : les rappels par email sont conservés.

Fin de service en l'absence de souscription : si le Client ne souscrit à aucune des trois options ci-dessus à l'issue de la première année, malgré l'email de rappel et une relance écrite, le service prend fin de plein droit à la date d'échéance. LémanSoin procède alors, dans un délai de 30 jours, au transfert du nom de domaine au Client (via code d'authentification) et à la mise hors ligne de l'hébergement (site public et tableau de bord d'administration). À compter de cette date, le Client n'a plus accès au tableau de bord d'administration ni aux fonctionnalités du système de réservation. Aucune obligation de maintien gratuit du site, du domaine ou de l'adresse email professionnelle n'incombe à LémanSoin au-delà de cette date.

Restitution des données patients (Pack Réservation uniquement) : à la fin du service, LémanSoin remet gratuitement au Client, dans le délai de 30 jours mentionné ci-dessus, un export structuré des données patients du système de réservation au format CSV ou JSON (table des patients, historique des rendez-vous, fiches associées, documents éventuellement transmis). Cette restitution est conforme aux obligations de LémanSoin en tant que sous-traitant au sens de la nLPD. Le Client est ensuite responsable de l'organisation de son nouvel hébergement et de la reconstruction de son site et de son tableau de bord chez un prestataire de son choix. Le code source du site, propriété intellectuelle de LémanSoin (article 8), n'est pas inclus dans cette restitution. Sur demande du Client, un service ponctuel de transfert technique assisté peut être proposé sur devis distinct, facturé sur la base du tarif horaire de 130 CHF HT par heure.

Cas particulier du Pack Réservation : les sauvegardes automatiques quotidiennes des données patients sont incluses et garanties contractuellement pendant la première année, sans surcoût. À partir de la deuxième année, le maintien de cette garantie nécessite la souscription d'un forfait de maintenance (Essentiel ou Confort), fortement recommandé sans toutefois être juridiquement obligatoire. En tant que professionnel de la santé, le Client reste personnellement soumis à l'obligation de sauvegarder régulièrement les données de ses patients (nLPD et secret médical de l'article 321 du Code pénal) ; le forfait de maintenance constitue une solution pratique pour remplir cette obligation. À défaut de souscription à partir de la deuxième année (notamment avec l'option Hébergement seul), LémanSoin ne fournit aucune garantie contractuelle de sauvegarde des données patients : la mise en place d'un dispositif de sauvegarde équivalent reste alors la seule responsabilité du Client.

Statut de sous-traitant (DPA · article 9 nLPD) : dans le cadre du Pack Réservation, LémanSoin agit en qualité de sous-traitant du Client (responsable du traitement) au sens de l'article 9 de la Loi fédérale sur la protection des données (nLPD). Le traitement est limité à l'hébergement et à la gestion technique des coordonnées des patients (nom, prénom, adresse postale, email, téléphone, langue de communication, date de naissance, numéro LAMal et assurance complémentaire si renseignés, historique des rendez-vous, notes administratives saisies par le Client). Les données sont hébergées exclusivement en Suisse (Zurich). LémanSoin ne traite aucune donnée à des fins propres et ne les transmet à aucun tiers, sauf obligation légale. La durée de conservation correspond à la durée du contrat, augmentée d'un délai de 30 jours pour la restitution décrite ci-dessus. LémanSoin met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données (chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès, sauvegardes, journalisation des accès administratifs).

Engagement au secret professionnel (article 321 CP) : LémanSoin, ses dirigeants et toute personne intervenant pour son compte sur les données traitées dans le cadre du Pack Réservation sont soumis au secret professionnel médical, en qualité d'auxiliaire du Client au sens de l'article 321 du Code pénal suisse. Cet engagement subsiste sans limitation de durée, même après la fin du contrat.

Périmètre du service et limites : LémanSoin fournit un site web et, pour le Pack Réservation, un système de prise de rendez-vous patient ainsi qu'un tableau de bord de gestion des rendez-vous, des coordonnées patients et des notes administratives saisies par le Client. LémanSoin ne se substitue pas au logiciel de gestion médical (ERP, dossier médical électronique) du Client. Le Client conserve l'entière responsabilité de la tenue de son dossier patient complet (anamnèse, plan de traitement, comptes rendus cliniques, imagerie médicale, traçabilité des actes), de la génération et de l'émission de ses factures conformes (notamment Medidata, CMD, SDJ et autres formats requis par les assurances suisses), de sa comptabilité, ainsi que de toutes les obligations professionnelles applicables à son activité (notamment celles découlant des règles déontologiques de la FMH, de la SSO, ou de toute autre association professionnelle compétente). Les fonctionnalités de notes et de documents proposées par LémanSoin constituent un outil de coordination administrative entre le cabinet et ses patients ; elles ne constituent en aucun cas un dossier médical électronique au sens des règles professionnelles applicables au Client.