Condizioni generali

I siti consegnati sono ospitati su un'infrastruttura cloud i cui server web si trovano in Europa (regione di Francoforte, Germania). I dati sensibili (pazienti, prenotazioni) trattati dai sistemi forniti con il Pacchetto Prenotazione sono archiviati esclusivamente in Svizzera (regione di Zurigo).

Primo anno (incluso nel prezzo del pacchetto): l'hosting, gli aggiornamenti di sicurezza automatici, le piccole correzioni (fino a 30 minuti al mese) e il supporto via email entro 48 ore sono interamente inclusi nel prezzo forfettario del Pacchetto Vetrina o del Pacchetto Prenotazione. Nessuna fattura mensile è emessa durante i primi 12 mesi dopo la messa online del sito. Le ore non utilizzate in un dato mese non sono riportate al mese successivo.

A partire dal secondo anno, il Cliente sceglie liberamente tra tre opzioni:

• Solo hosting: 290 CHF IVA escl. all'anno, fatturati annualmente in anticipo. Questa opzione non comprende né correzioni, né backup garantiti, né supporto, né promemoria SMS ai pazienti (i promemoria via email sono conservati)
• Contratto di manutenzione Essentiel: 119 CHF IVA escl./mese, comprendente l'hosting, gli aggiornamenti di sicurezza, i backup automatici dei dati dei pazienti, i promemoria SMS ai pazienti (Pacchetto Prenotazione), fino a 1 ora di piccole correzioni al mese e il supporto via email entro 48 ore
• Contratto di manutenzione Confort: 189 CHF IVA escl./mese, comprendente le prestazioni del contratto Essentiel oltre a fino a 2 ore di modifiche dei contenuti al mese e un supporto prioritario entro 24 ore

Preavviso e calendario decisionale a partire dall'anno 2: il Cliente dispone di un preavviso di 30 giorni per comunicare la sua scelta tra le tre opzioni sopra indicate (Solo hosting, Manutenzione Essentiel, Manutenzione Confort) o la sua intenzione di non sottoscrivere alcuna opzione. Questo termine decorre dal ricevimento di una prima email di promemoria inviata circa un mese prima della scadenza del primo anno. La decisione del Cliente è comunicata in forma libera via email a contact@lemansoin.ch o tramite qualsiasi altro mezzo equivalente (in particolare tramite i link decisionali contenuti nell'email di promemoria), indicando l'opzione scelta. In assenza di risposta a questa prima email, vengono inviati al Cliente due solleciti scritti successivi, uno circa quindici giorni prima della scadenza, l'altro circa tre giorni prima della scadenza. In assenza di risposta a tutti questi solleciti prima della data di scadenza del primo anno, il servizio cessa di pieno diritto a tale data, alle condizioni descritte nel paragrafo « Cessazione del servizio in assenza di sottoscrizione » qui sotto. LémanSoin non applica alcun rinnovo tacito di una qualsiasi opzione senza scelta esplicita del Cliente.

Nome di dominio: il nome di dominio .ch registrato a nome del Cliente è incluso il primo anno nel prezzo forfettario del pacchetto, così come il suo rinnovo annuale in ciascuna delle tre opzioni descritte sopra a partire dal secondo anno. Nessuna fattura separata è emessa per il dominio. Il Cliente resta il proprietario legale del dominio nel registro Whois; LémanSoin agisce esclusivamente come amministratore tecnico (configurazione DNS, rinnovo, gestione della zona). In caso di cessazione del contratto o di cambio di fornitore, il dominio è trasferito gratuitamente al Cliente tramite un codice di autorizzazione, e la casella di posta professionale associata segue il dominio. La presa in carico da parte di LémanSoin si limita a un nome di dominio standard il cui costo di registrazione e di rinnovo annuale non supera 20 CHF IVA escl. all'anno. Ogni nome di dominio premium, proposto alla rivendita, all'asta, o la cui tariffa di registrazione o di rinnovo superi questo limite, è oggetto di un preventivo separato soggetto all'accordo preventivo del Cliente, con il sovrapprezzo a suo carico.

Promemoria SMS (Pacchetto Prenotazione): i promemoria automatici via SMS inviati ai pazienti il giorno prima del loro appuntamento sono inclusi nel prezzo forfettario del pacchetto per il primo anno, poi nei contratti di Manutenzione Essentiel e Confort a partire dal secondo anno. Corrispondono a un uso normale, limitato a 400 SMS al mese per studio (un promemoria per appuntamento, oltre a una notifica per ogni paziente in lista d'attesa quando si libera un posto prima). L'opzione Solo hosting non comprende i promemoria SMS: i promemoria via email sono conservati.

Cessazione del servizio in assenza di sottoscrizione: se, allo scadere del primo anno, il Cliente non sottoscrive nessuna delle tre opzioni sopra indicate nonostante l'email di promemoria e un sollecito scritto, il servizio cessa di pieno diritto alla data di scadenza. LémanSoin procede allora, entro 30 giorni, al trasferimento del nome di dominio al Cliente (tramite codice di autorizzazione) e alla messa offline dell'hosting (sito pubblico e dashboard di gestione). A partire da tale data, il Cliente non ha più accesso al dashboard di gestione né alle funzionalità del sistema di prenotazione. Oltre tale data, nessun obbligo di mantenimento gratuito del sito, del dominio o dell'indirizzo email professionale incombe su LémanSoin.

Restituzione dei dati dei pazienti (solo Pacchetto Prenotazione): alla cessazione del servizio, LémanSoin consegna gratuitamente al Cliente, entro il termine di 30 giorni sopra indicato, un export strutturato dei dati dei pazienti del sistema di prenotazione in formato CSV o JSON (tabella dei pazienti, cronologia degli appuntamenti, schede associate, eventuali documenti trasmessi). Questa restituzione è conforme agli obblighi di LémanSoin in qualità di responsabile del trattamento ai sensi della nLPD, la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati. Il Cliente è quindi responsabile dell'organizzazione del suo nuovo hosting e della ricostruzione del suo sito e del suo dashboard presso un fornitore di sua scelta. Il codice sorgente del sito, proprietà intellettuale di LémanSoin (articolo 8), non è incluso in questa restituzione. Su richiesta del Cliente, un servizio puntuale di trasferimento tecnico assistito può essere proposto tramite un preventivo separato, fatturato sulla base della tariffa oraria di 130 CHF IVA escl. all'ora.

Caso particolare del Pacchetto Prenotazione: i backup automatici quotidiani dei dati dei pazienti sono inclusi e garantiti contrattualmente durante il primo anno, senza sovrapprezzo. Dal secondo anno, il mantenimento di questa garanzia richiede la sottoscrizione di un contratto di manutenzione (Essentiel o Confort), vivamente consigliato senza tuttavia essere giuridicamente obbligatorio. In quanto professionista della salute, il Cliente resta personalmente soggetto all'obbligo di effettuare regolarmente il backup dei dati dei suoi pazienti (nLPD e segreto medico ai sensi dell'articolo 321 del Codice penale (CP)); il contratto di manutenzione costituisce una soluzione pratica per adempiere a tale obbligo. In assenza di sottoscrizione dal secondo anno (in particolare con l'opzione Solo hosting), LémanSoin non offre alcuna garanzia contrattuale di backup dei dati dei pazienti: la predisposizione di un dispositivo di backup equivalente resta allora di esclusiva responsabilità del Cliente.

Status di responsabile del trattamento (DPA · articolo 9 nLPD): nell'ambito del Pacchetto Prenotazione, LémanSoin agisce in qualità di responsabile del trattamento del Cliente (titolare del trattamento) ai sensi dell'articolo 9 della legge federale sulla protezione dei dati (nLPD). Il trattamento si limita all'hosting e alla gestione tecnica dei dati di contatto dei pazienti (cognome, nome, indirizzo postale, email, telefono, lingua di comunicazione, data di nascita, numero LAMal e assicurazione complementare se indicati, cronologia degli appuntamenti, note amministrative inserite dal Cliente). I dati sono ospitati esclusivamente in Svizzera (Zurigo). LémanSoin non tratta alcun dato per finalità proprie e non li trasmette ad alcun terzo, salvo obbligo di legge. La durata di conservazione corrisponde alla durata del contratto, più un termine di 30 giorni per la restituzione descritta sopra. LémanSoin attua misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati (cifratura in transito e a riposo, controllo degli accessi, backup, registrazione degli accessi amministrativi).

Impegno al segreto professionale (articolo 321 CP): LémanSoin, i suoi dirigenti e qualsiasi persona che operi per suo conto sui dati trattati nell'ambito del Pacchetto Prenotazione sono soggetti al segreto medico, in qualità di ausiliari del Cliente ai sensi dell'articolo 321 del Codice penale svizzero (CP). Questo impegno sussiste senza limitazione di durata, anche dopo la fine del contratto.

Portata del servizio e limiti: LémanSoin fornisce un sito web e, per il Pacchetto Prenotazione, un sistema di prenotazione di appuntamenti per i pazienti nonché un dashboard di gestione degli appuntamenti, dei dati di contatto dei pazienti e delle note amministrative inserite dal Cliente. LémanSoin non si sostituisce al software gestionale medico (ERP, cartella clinica informatizzata) del Cliente. Il Cliente conserva la piena responsabilità della tenuta della sua cartella paziente completa (anamnesi, piano di trattamento, referti clinici, diagnostica per immagini, tracciabilità delle cure), dell'emissione delle sue fatture conformi (in particolare Medidata, CMD, SDJ e altri formati richiesti dagli assicuratori svizzeri), della sua contabilità nonché di tutti gli obblighi professionali applicabili alla sua attività (in particolare quelli derivanti dalle regole deontologiche della FMH, della SSO o di qualsiasi altra associazione professionale competente). Le funzionalità di note e documenti proposte da LémanSoin costituiscono uno strumento di coordinamento amministrativo tra lo studio e i suoi pazienti; non costituiscono in alcun caso una cartella clinica informatizzata ai sensi delle regole professionali applicabili al Cliente.